02 318 60 55
MA > VR - 9.00 > 17.00

We zijn momenteel op zoek naar een ADMINISTRATIEF VERANTWOORDELIJKE

Actualiteit

We zijn momenteel op zoek naar een ADMINISTRATIEF VERANTWOORDELIJKE.

OPDRACHT

Zorgen voor de uitvoering van alle taken op het vlak van personeelsbeheer, financieel en boekhoudkundig beheer en logistiek beheer om de operationele teams en de organisatie als geheel te ondersteunen, onder toezicht en/of in opdracht van de directeur.

BESCHRIJVING VAN DE TAKEN

1. Personeelsbeheer

  • Contacten met het sociaal secretariaat
  • Opvolging van de uitvoering van overeenkomsten
  • Opvolging van uurroosters, afwezigheden en verlof
  • Voorbereiding van de verschillende onderdelen van het loon
  • Controle van de goede uitvoering van de loonbetaling
  • Beheer en overdracht van verschillende sociale documenten
  • Opvolging van wettelijke verplichtingen inzake personeel
  • Voorbereiding van dashboards
  • Opstellen van rapporten voor de directie
  • Voorbereiding en coördinatie van verslagen naar de overheden

2. Financieel en boekhoudkundig beheer

  • Ontvangst van facturen en controle in verband met de bestelbonnen
  • Classificatie van facturen, sociale documenten, bankdocumenten en onkostennota’s met het oog op de invoering door het boekhoudkantoor
  • Ondersteuning van het boekhoudkantoor
  • Uitwerking van de gewenste financiële documenten (onkostennota’s enz.)
  • Voorbereiding van nuttige elementen voor de financiële dashboards en voor de budgetopvolging
  • Opvolging van de financiën
  • Opvolging van de toekenning van subsidies
  • Ondersteuning bij de opstelling van nieuwe subsidieaanvragen

3. Logistiek beheer

  • Organisatie en toezicht van het secretariaat
  • Opvolging van de vertaal activiteiten
  • Organisatie van het gebruik van de zalen
  • Uitvoering van aankopen en opvolging van leveranciers
  • Opvolging van het kantoorautomatiserings- en informatica onderhoud
  • Opvolging van het onderhoud van oppervlaktes en uitrusting
  • Opvolging van de schoonmaak
  • Logistieke ondersteuning bij externe evenementen

PROFIEL

Vereiste kwalificaties

  • Bij voorkeur masterdiploma of bewezen ervaring
  • Specifieke kwalificaties in verband met de belangrijkste taken

Vereiste ervaring

  • Minstens 5 jaar ervaring vereist in een functie voor algemene organisatie in team
  • Ervaring in de verenigingssector is een troef
  • Uitstekende beheersing van informaticatools is gewenst

Vaardigheden

  • Heeft organisatietalent, kan ordenen en systematisch te werk gaan
  • Neemt initiatief en heeft verantwoordelijkheidszin
  • Geeft blijk van leiderschap en proactiviteit
  • Kan samenwerken en heeft zin voor communicatie
  • Is zelfstandig
  • Respecteert het beroepsgeheim
  • Kan goed met stress om
  • Kan samenvatten en rapporteren
  • Wil bijleren
  • Tweetalig Nl/Fr

     

    AANBOD

    Een functie als administratief verantwoordelijke:

  • Stimulerend en geëngageerd teamwerk
  • Een werkplek in Brussel
  • Een contract van onbepaalde duur voor 38 uren/week Een motiverend verloningsniveau